Als Property Manager wil je de servicekosten voor je commerciële gebouwen optimaliseren, zodat je huurders tevreden zijn en de kosten zoveel mogelijk onder controle komen. In dit document vind je praktische tips om de servicekosten te verlagen en het energieverbruik te verminderen door middel van verduurzaming. We bespreken ook hoe je leegstandskosten kunt beperken door het plaatsen van tussenmeters en het bepalen van een realistisch voorschot voor servicekosten. Daarnaast geven we advies over communicatie met huurders, waaronder het voeren van vooroverleg met (kritische) huurders en het verstrekken van duidelijke afrekeningen. Tot slot bespreken we enkele financiële aspecten, waaronder het tijdig opstellen van afrekeningen en het aanpassen van voorschotten op basis van werkelijke kosten. Met deze tips kan je de servicekosten van je commerciële gebouwen optimaliseren en een betere relatie opbouwen met je huurders.

Commercieel

Verduurzaam je gebouw om het energieverbruik te verlagen:

Een duurzaam gebouw kan leiden tot aanzienlijke besparingen op de energierekening. Overweeg daarom het upgraden van isolatie, het installeren van efficiëntere HVAC-systemen, Ledverlichting en zonnepanelen. Het is belangrijk om regelmatig de prestaties van deze systemen te monitoren en te onderhouden om ervoor te zorgen dat ze optimaal blijven werken.

Beperk je leegstandskosten, bijvoorbeeld door het plaatsen van tussenmeters:

Leegstandskosten kunnen aanzienlijk zijn. Door het installeren van tussenmeters kan je de kosten beperken door alleen de daadwerkelijk verbruikte energie aan leegstand en huur door te berekenen. Dit maakt het ook gemakkelijker om energiebesparende maatregelen te stimuleren bij huurders, omdat ze direct kunnen zien welk effect dit heeft op hun energierekening.

Bepaal een realistisch voorschot bij aanvang huur:

Bij aanvang van de huurovereenkomst bepaal je het voorschot voor de servicekosten. Het is belangrijk om dit voorschot realistisch te bepalen op basis van historische gegevens en te anticiperen op toekomstige veranderingen. Een te hoog voorschot kan leiden tot onnodige kosten voor huurders en een te laag voorschot kan leiden tot tekorten die later moeten worden bijbetaald. Het is ook belangrijk om huurders regelmatig te informeren over de status van hun voorschotten en eventuele afwijkingen tijdig te corrigeren.

Communicate

Wees transparant naar je huurders toe:

Transparantie is essentieel om vertrouwen te creëren bij huurders en om eventuele zorgen of klachten over servicekosten te verminderen. Zorg ervoor dat huurders duidelijk geïnformeerd zijn over de verschillende servicekosten die in rekening worden gebracht en hoe deze kosten worden berekend, de zogenaamde verdeelsleutels. Communiceer ook eventuele veranderingen in de servicekosten tijdig en duidelijk, zodat huurders hiervan op de hoogte zijn.

Voer vooroverleg met (kritische) huurders:

In sommige gevallen kunnen huurders kritisch zijn over bepaalde servicekosten. Het kan daarom nuttig zijn om vooroverleg te voeren met deze huurders om hun zorgen te begrijpen en hen te betrekken bij het proces van het bepalen van servicekosten. Door open te staan voor feedback en kritiek van huurders kan je als Property Manager een betere relatie opbouwen met huurders en meer begrip creëren voor de noodzaak van bepaalde servicekosten.

Zorg voor een duidelijke afrekening:

Het is essentieel om een duidelijke en transparante afrekening te bieden aan huurders, waarin de verschillende servicekosten en hun bijbehorende bedragen duidelijk worden uitgelegd. Het is ook belangrijk om de afrekening tijdig te verstrekken en eventuele vragen van huurders snel en duidelijk te beantwoorden. Door het bieden van een duidelijke afrekening kan je eventuele geschillen met huurders over servicekosten verminderen en de relatie met huurders verbeteren.

Financieel

Stel de servicekostenafrekening tijdig op:

Het is van belang om de afrekening van de servicekosten tijdig op te stellen. Huurders hebben recht op een duidelijke afrekening van de servicekosten binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld binnen zes maanden na afloop van het servicekostenjaar. Door de afrekening tijdig op te stellen, voorkom je dat huurders onnodig lang moeten wachten op de afrekening en kunnen zij deze kosten tijdig verwerken in hun eigen administratie.

Pas het voorschot servicekosten tijdig aan:

Het is van belang om het voorschotbedrag voor de servicekosten tijdig aan te passen. Het voorschotbedrag is vaak gebaseerd op een schatting van de te verwachten kosten. Als de werkelijke kosten hoger uitvallen dan het voorschotbedrag, kan dat leiden tot onaangename verrassingen voor huurders. Door het voorschotbedrag tijdig aan te passen op basis van de werkelijke kosten, voorkom je dat huurders onverwachts hogere kosten moeten betalen en behoud je controle over de servicekosten.

Onderhandel met je onderhoudspartijen over index cijfers:

Onderhoudskosten zijn vaak een belangrijk onderdeel van de servicekosten. Het is daarom van belang om goede afspraken te maken met de onderhoudspartijen en deze regelmatig te evalueren. Hierbij kan het handig zijn om gebruik te maken van indexcijfers, die de ontwikkeling van kosten over een bepaalde periode weergeven. Door hierover te onderhandelen met onderhoudspartijen, kunnen prijsstijgingen beter worden beheerst en kan je meer controle krijgen over de servicekosten.

Over de auteur

Willem Jan Schouten is ruim 11 jaar werkzaam geweest bij CBRE, waarvan de laatste zeven jaar als Associate Director van de afdeling Property Management. Hij was in deze rol verantwoordelijk voor het beheer van verschillende vastgoedportefeuilles en stuurde een team van 12 mensen aan.

Vanaf februari 2020 houdt Willem Jan zich bezig met het verder opzetten en uitbouwen van de Property Management tak. Ons Property Management team is data gedreven opgezet. Door het toevoegen van slimme tools en een efficiënt organisatiemodel is het mogelijk om ieder object in de dienstverlening op te nemen. Hierdoor kunnen wij niet alleen grote portefeuilles beheren, maar een volledige dienstverlening bieden voor alle vastgoedeigenaren.

Wil je meer weten over Property Management? Bel ons voor een koffieafspraak met Willem Jan op +31 (0)20 226 00 99.